На сегодняшний день одним из важных аспектов взаимодействия с налоговой службой является сдача отчетности в электронном виде. При заключении договоров между предприятием и налоговой службой четко оговариваются обязанности, права и ответственность обеих сторон. Но, несмотря на это, проблемные ситуации все равно возникают достаточно часто. Одним из наиболее болезненных моментов является соблюдение сроков сдачи отчетности в электронном виде и подтверждение отправки документа в положенный срок.

Налоговые документы в электронном виде могут быть направлены органам ГНС средствами телекоммуникационной связи в любое удобное для плательщика время. Для того чтобы налоговая отчетность считалась поданной вовремя, она должна быть отправлена не позднее установленного срока подачи отчетности в бумажном варианте. Налогоплательщик самостоятельно определяет конечный срок отправления налоговых документов в электронном виде с учетом времени на своевременную доставку документов в ГНИ в случае возможного повреждения телекоммуникационной связи или при непоступлении квитанции о принятии налоговых документов в электронном виде. Отчетность, которая была получена ГНИ позднее крайнего срока в бумажном или электронном варианте, считается поданной с нарушением срока сдачи.

Налогоплательщик при подаче отчетности в электронном виде должен соблюдать ряд требований, которые приведены в Методических рекомендациях относительно принятия и компьютерной обработки налоговой отчетности налогоплательщиков в ОГНС Украины, утвержденных приказом ГНАУ от 15.04.2008 г. № 250 (см. "Б & К", 2008, № 9-10, с. 69). Ознакомиться с ними можно на сайте ГНАУ http: //www.sta.gov.ua. Они не являются обязательными к выполнению, но значительно облегчают проверку ведения и сдачи налоговой отчетности в электронном виде. Требования следующие:
- вести архив отправленных органам Государственной налоговой службы файлов налоговых документов с наложенной на них электронной цифровой подписью налогоплательщика и полученных электронных квитанций с электронной цифровой подписью органа ГНС; - сохранять архив файлов на протяжении срока, предусмотренного действующим законодательством для налоговой отчетности на бумажных носителях. Согласно ст. 15 Закона Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" от 21.12.2000 г. № 2181 этот период составляет 1095 дней или более, если такой момент определен в документах предприятия;
- по требованию ГНИ предоставлять доступ к электронным файлам отчетных документов, которые были переданы средствами телекоммуникационной связи, с наложенной электронной цифровой подписью налогоплательщика. Действительным при проверке считается документ, отправленный последним (имеет более позднее время наложения ЭЦП) до окончания конечного срока сдачи налоговой отчетности в органы налоговой службы, если плательщику была отправлена квитанция о том, что документы были сформированы корректно и приняты в базу данных ГНИ;
- при проверке по требованию сотрудника налогового органа предоставить надежные средства ЭЦП для проверки оригиналов налоговой документации в электронном виде.

Если на адрес налогоплательщика не поступила квитанция о получении электронных документов, документ считается неотправленным. В таком случае, скорее всего, возникли проблемы с телекоммуникационной связью и данный вопрос необходимо решать с оператором связи. Налогоплательщик может также не ранее чем через сутки после отправки налоговой отчетности в электронном виде обратиться к сотрудникам ГНИ при помощи других средств связи (телефон, факс), обозначенных в договоре, для получения информации относительно поступления и принятия органами ГНС отправленной налоговой отчетности.

Также налогоплательщику необходимо помнить, что обязанности есть не только у него, но и налоговой инспекции. Согласно приказу ГНАУ "Про внесение изменений в приказы ГНАУ" от 26.01.2007 г. № 30 государственная налоговая инспекция обязана:
- отправить на протяжении суток квитанцию на электронный адрес налогоплательщика об отказе в принятии направленных на адрес ГНИ налоговых документов в электронном виде в случае аннулирования или блокирования сертификатов открытых ключей налогоплательщика;
- обеспечить принятие налоговых документов в электронном виде в сроки, определенные действующим законодательством (Закон Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" от 21.12.2000 г. № 2181), и их компьютерную обработку в соответствии с порядком, утвержденным нормативно-правовыми актами ГНА Украины (приказ ГНАУ "Об утверждении формата (стандарта) электронного документа отчетности налогоплательщиков" от 03.05.2006 г. № 242);
- отправить на протяжении двух часов квитанцию о получении и не позднее следующего рабочего дня после дня получения отчетности квитанцию о корректности заполнения отправленных налогоплательщиком налоговых документов в электронном виде и их загрузку в базу данных ГНИ на электронный адрес налогоплательщика, с которого была отправлена отчетность.

Одной из распространенных проблемных ситуаций при сдаче отчетности (особенно в последний отчетный день) - это отправка предприятием отчетности в электронном виде после окончания рабочего дня в ГНИ (после 18:00). Квитанция же о получении будет отправлена на его электронный адрес на следующий день, и дата ее отправки будет указана соответственно следующим днем после сдачи отчета. Таким образом, возникает вопрос о своевременности подачи отчета. Но в законодательстве определено, что бухгалтер может отправить отчет до 24 часов последнего дня отчетного периода. Поэтому, отправив отчет в последний рабочий день, не стоит паниковать по поводу отсутствия ответа (квитанции) из инспекции и на следующий день дублировать отчеты в бумажном виде. Принимать такое решение можно только после согласования с ГНИ. В противном случае ГНИ, ориентируясь на дату сдачи документов на бумажных носителях, может попытаться взыскать штраф за несвоевременную сдачу отчета. Также следует отметить, что при рассмотре данных дел в судебном порядке суд в большинстве случаев принимает сторону предприятия, при условии, что у него сохранены первоначально отправленные документы в электронном виде, и файлы с прописанным временем осуществления операции (при отправке формируется log-файл, в котором указывается время и дата).

Распространено мнение, что при сдаче отчетности в бумажном виде намного проще доказать своевременность подачи документа. Показал штамп на своем экземпляре отчета - и все. А как быть в случае сдачи отчетности в электронном виде? Прежде всего, обязательно распечатайте текст ответа из налоговой инспекции и прикрепите его к предварительно распечатанной бумажной форме отчетности. При посещении налоговой в любой период возьмите с собой бумажные формы отчетности с прикрепленными ответами из ГНИ и отметьте в отделе приема и обработки отчетности для большей уверенности. Сотрудники отдела проставят входящий номер и дату принятия отчетности на электронный адрес ГНИ.

Также дополнительно сохраняйте все отосланные в налоговую инспекцию и полученные оттуда файлы на носителях, независимых от вашего компьютера, чтобы избежать утери данных. На случай, если данные о получении (квитанции) предприятием все таки были утеряны, а проверяющий требует их предъявить в обязательном порядке, плательщик должен знать, что второй экземпляр квитанции о приеме налоговой отчетности в электронном виде сохраняется в виде архивных файлов в базах ГНИ. То есть подтверждение своевременной подачи отчета проверяющий может получить и в налоговой инспекции.